Podstawy
Czym jest automatyzacja procesów? Wyjaśnienie „po naszemu”
Bez modnych słów i bez obietnic o rewolucji. Co to znaczy w kontekście małych i jednoosobowych firm.
Jacek Adamczykzaktualizowano 4 min czytania
Krótka odpowiedź
Automatyzacja procesów to oddanie programowi tych kroków w Twojej pracy, które za każdym razem wyglądają tak samo albo są bardzo podobne. Przepisywanie danych, wysyłanie przypomnień, notowanie ustaleń. Chodzi o to, żeby działy się zawsze, a nie wtedy, kiedy ktoś sobie o nich przypomni.
Najbardziej ogólna definicja
Automatyzacja oznacza, że zadania powtarzalne, przewidywalne i upierdliwe są robione przez program. Nie marnujesz już czasu na kopiowanie danych, przypominanie o niezapłaconych fakturach czy odpowiadanie na te same pytania.
Jeśli powtarzasz te same kroki za każdym razem, gdy dzieje się określona rzecz, to jest proces. A jeśli te kroki da się spisać na kartce, da się je zautomatyzować.
Jak to wygląda w praktyce
Piątek, dwudziesta. Ktoś wypełnia formularz na Twojej stronie i pyta o wolny termin.
W poniedziałek rano wyławiasz to zapytanie spomiędzy trzydziestu innych maili. Przepisujesz dane do swojego Excela z kontaktami. Odpisujesz z propozycją terminów. Robisz sobie w głowie notatkę, żeby sprawdzić za trzy dni. Jeżeli nie odpisali – wysyłasz ponowną wiadomość przypominającą.
Ten człowiek napisał w piątek wieczorem do czterech osób. Zabookował termin u osoby, która odpowiedziała mu pół godziny później.
Po zautomatyzowaniu: minutę po dwudziestej dostaje potwierdzenie i link do Twojego kalendarza z wolnymi terminami. Jego dane lądują tam, gdzie powinny. Jak nie zarezerwuje, po trzech dniach dostaje jedno przypomnienie. Ty w poniedziałek widzisz listę umówionych spotkań zamiast bałaganu w skrzynce, a na mieście wszyscy wiedzą, u kogo najłatwiej się umówić.
Czym to nie jest
To nie to samo co AI. Przeniesienie danych, przypomnienie o terminie, faktura po zakończonej usłudze. To zwykłe reguły. AI dokładam tam, gdzie trzeba coś przeczytać ze zrozumieniem albo napisać tekst. Nigdzie indziej, bo wtedy dokłada tylko koszt i miejsce, w którym może się pomylić.
To nie wymiana narzędzi. Nie musisz porzucać kalendarza, w którym masz wszystko od trzech lat. Chodzi o to, żeby Twoje narzędzia zaczęły ze sobą gadać.
To nie zwalnianie ludzi. Jeżeli masz pracowników, to mogą się teraz skupić na wykonywaniu pracy, która wymaga spojrzenia człowieka. Najlepsze automatyzacje robią 80% roboty, która jest powtarzalna, a pozostałe 20%, wymagające uwagi, zostawiają Tobie albo Twoim pracownikom.
Policz to na sobie
Weź proces, który powtarzasz najczęściej. Ile razy w tygodniu, ile minut zajmuje jeden raz.
Dietetyczka, z którą pracuję, przyjmowała dziesięć wizyt tygodniowo i po każdej pisała podsumowanie z zaleceniami. Godzina na podsumowanie. To dziesięć godzin, czyli ponad jeden pełny dzień w tygodniu, w którym nie przyjmuje pacjentów, tylko przepisuje własne notatki. Rocznie wychodzi z tego jakieś pięćset godzin.
Wstaw tam swoją stawkę i zobacz, co wyjdzie.
Od czego zacząć
Wybierz jedną rzecz, tę, która najbardziej wkurza, gdy tylko do niej siadasz. Zwykle jest to odpowiadanie na zapytania, przypominanie o terminach, ściganie faktur albo przepisywanie tych samych danych między dwoma miejscami.
Zanim zaczniesz, zapisz, ile czasu to teraz zajmuje. Bez tej liczby za miesiąc nie będziesz wiedział, czy cokolwiek się zmieniło.
Jedna rzecz. Zmierz. Potem następna.
Na koniec
Automatyzacja nie jest technologią przyszłości. To narzędzie, z którego małe firmy korzystają dziś, żeby odzyskać czas i przestać tracić zapytania.
Pytanie nie brzmi, czy to dotyczy Twojej firmy. Brzmi, który proces zautomatyzować pierwszy.
Najczęstsze pytania
- Czy automatyzacja to to samo co sztuczna inteligencja?
Nie. Większość automatyzacji w małej firmie opiera się na zwykłych regułach. Model językowy przydaje się tam, gdzie trzeba przeczytać coś ze zrozumieniem albo napisać tekst. Gdzie indziej dokłada koszt i ryzyko błędu, nie dając nic w zamian.
- Czy trzeba umieć programować?
Nie, jeśli ktoś robi to za Ciebie. Musisz jedynie opowiedzieć, jak Twoja praca wygląda, razem z wyjątkami. To Ty jesteś ekspertem od swojego procesu.
- Od którego procesu zacząć?
Od tego, który powtarza się najczęściej i który najłatwiej zmierzyć przed i po. Jeśli po miesiącu nie widać efektu w liczbach, nie ma się co dalej rozpędzać.