5 oznak, że Twoja firma jest gotowa na automatyzację

1. Papierkowa robota zjada Ci najdroższe godziny

Jeśli najlepiej wykwalifikowana osoba w firmie przepisuje dane i pilnuje maili zamiast robić to, za co klienci płacą, to nie jest kwestia organizacji dnia. To kwestia procesu. W jednoosobowej firmie tą osobą jesteś Ty.

Dietetyczka, z którą pracuję, przyjmowała dziesięć wizyt tygodniowo i po każdej pisała podsumowanie z zaleceniami. Godzina na jedno. Wychodził z tego cały dzień w tygodniu, w którym nie przyjmuje pacjentów, tylko przepisuje własne notatki.

2. Zapytania czekają raz pół godziny, a raz dwa dni

Problemem jest nie tylko tempo odpowiedzi, ale też to, że jest nierówne.

Jedno zapytanie dostaje odpowiedź po pół godziny, bo trafiło w przerwę między klientami. Drugie leży do wtorku, bo przyszło w piątek w środku dnia pełnego wizyt. Klient nie widzi różnicy między „byłem zajęty” a „olali mnie”.

Szybkość odpowiedzi zależy u Ciebie od tego, czy akurat jesteś wolny. A rzadko jesteś wolny.

3. Arkusz przestał liczyć i zaczął prowadzić proces

Excel jest świetny do liczenia i kiepski do prowadzenia procesu. Arkusz nie przypomni, że termin minął. Nie sprawdzi, co ktoś wpisał w polu daty, bo przyjmie tam też „wtorek”.

Zwykle zaczyna się od listy klientów, a kończy na zakładce na każdy miesiąc, formule, której nikt już nie rusza, i jednej osobie, która wie, jak to działa.

Automatyzacja nie oznacza, że wyrzucasz arkusz. Oznacza, że proces przestaje w nim mieszkać.

4. Te same błędy wracają

Jeśli ten sam błąd zdarza się trzeci raz, to nie jest kwestia uwagi konkretnej osoby. To kwestia brakującego kroku.

Przez dwanaście lat pracowałem przy testowaniu oprogramowania i to jest tam pierwsza lekcja. Błąd, który wraca, mówi coś o procesie, nie o człowieku. Zła kwota na fakturze, niewysłane potwierdzenie, te same dane wklepane drugi raz. Wszystko to idzie według schematu, więc da się sprawdzać automatycznie, zanim wyjdzie do klienta.

5. Wzrost boli bardziej, niż powinien

To najbardziej wymowny sygnał z całej piątki. Wiesz, że obsłużyłbyś więcej klientów, ale każdy kolejny dokłada Ci godzinę samej koordynacji. Razem z przychodem rośnie robota, za którą nikt Ci nie płaci.

Masz wtedy dwa wyjścia. Dołożyć człowieka albo zdjąć wąskie gardło. Zatrudnienie dokłada kompetencje, których w firmie nie ma. Automatyzacja dokłada przepustowość w tym, co już umiesz.

Co właściwie znaczy gotowość

Nie potrzebujesz nowego oprogramowania w całej firmie ani informatyka na etacie. Nie musisz rozumieć, jak działa AI.

Potrzebujesz czterech rzeczy. Jednego procesu, który za każdym razem idzie tak samo. Narzędzi, które da się ze sobą połączyć (a większość dzisiejszych narzędzi da się). Gotowości, żeby spisać, jak ta praca wygląda naprawdę, razem z wyjątkami. I jednego wyraźnego bólu, który chcesz z siebie zdjąć.

W żadnym z pięciu sygnałów wyżej nie pada słowo AI. Model językowy dokładam tam, gdzie trzeba coś przeczytać ze zrozumieniem albo napisać tekst. Reszta to zwykłe reguły. Kosztują mniej i nie mają jak się pomylić.

Jeśli firma jest bardzo świeża i proces za każdym razem wygląda inaczej, bo dopiero szukasz, jak to ma działać, to jeszcze nie ten moment. Najpierw ustal proces, potem go automatyzuj.

Zautomatyzowany bałagan to nadal bałagan, tylko szybszy.

Na koniec

Te sygnały nie mówią, że prowadzisz firmę źle. Mówią, że urosła ponad sposób, w jaki ją prowadzisz – a to jest DOBRY znak.

Nie musisz automatyzować wszystkiego naraz. Weź jeden proces, zmierz, ile czasu zajmuje dzisiaj, i zobacz, co zostanie z tej liczby za miesiąc. Jeżeli masz rzeczy, które powtarzasz w firmie, pytanie nie brzmi, czy Twoja firma jest gotowa. Brzmi, od którego procesu zacząć.